Tietosuoja ja evästeet

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

WiseMatch Group Oy
Y-tunnus: 3628898-2
Postiosoite: Madesalmentie 5, Kotka
Rekisteritieto: WiseMatch Group Oy
ALV-tunniste: FI36288982

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Jaana Valkola
Sähköposti: jaana@smartmatch.fi

Yhteyshenkilöä ei tällä merkinnällä nimetä GDPR:n tarkoittamaksi tietosuojavastaavaksi.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Yhteydenotot

Käsittelemme meille lähettämäsi nimen, toivomasi yhteydenottotavan, sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron, mahdollisen organisaation sekä viestin aiheen ja sisällön. Käytämme tietoja kysymykseesi vastaamiseen, palvelutarpeen selvittämiseen ja pyytämäsi yhteydenoton hoitamiseen.

Kun painat Lähetä viesti -painiketta, lomakkeen tiedot toimitetaan sivuston palvelimelle tarkistusta ja sähköpostilähetystä varten. Viesti lähetetään WiseMatchin lomakesähköpostin kautta Jaana Valkolalle osoitteeseen jaana@smartmatch.fi. Jos annat sähköpostiosoitteesi, se asetetaan viestin vastausosoitteeksi. Erillistä automaattista kuittaussähköpostia ei lähetetä sinulle. Lomake ei tallenna viestin sisältöä omaan tietokantaan tai viestilokiin. Viesti käsitellään sähköpostipalveluissa, ja vastaanotettu viesti säilyy yrityksen sähköpostissa. Sähköpostipalveluiden lokit ja varmuuskopiot kuvataan kohdissa 4–5.

Käsittelyperuste: yritysten ja organisaatioiden edustajien yhteydenotoissa lähtökohtana on oikeutettu etumme vastata meille osoitettuihin tiedusteluihin ja hoitaa liiketoimintaan liittyviä yhteydenottoja (GDPR 6(1)(f)). Jos itse pyydät toimenpiteitä valmistellaksesi sopimusta, jonka osapuoleksi tulet henkilökohtaisesti, käsittely voi perustua sopimusta edeltäviin toimiin (6(1)(b)). [VAHVISTA: sovellettavat tilanteet ja dokumentoi oikeutetun edun tarpeellisuus- ja tasapainoarvio.]

Ajanvaraukset ja Teams-tapaamiset

Sivuston ajanvarauslinkki johtaa Microsoft Bookings -ajanvaraukseen. Tapaaminen järjestetään Microsoft Teamsissa. Käsiteltäviä tietoja voivat olla varaajan nimi ja sähköpostiosoite, varattu aika, tapaamisen aihe, käyttäjän antamat lisätiedot sekä varaukseen ja osallistumiseen liittyvät tekniset tiedot.

[VAHVISTA: ajanvarauksen todelliset kentät, pakolliset tiedot, vahvistukset ja muistutukset sekä Teamsissa käsiteltävät osallistumis- ja keskustelutiedot.] Tietoja käytetään tapaamisen järjestämiseen ja sovitun asian käsittelyyn. Käsittelyperuste arvioidaan kuten edellä yhteydenotoissa.

[VAHVISTA: tallennetaanko tai litteroidaanko tapaamisia tai käytetäänkö tekoälymuistiinpanoja. Jos käytetään, määritä erikseen käyttötarkoitus, käsittelyperuste, informointi, vastaanottajat ja säilytysaika ennen toiminnon käyttöä.]

Verkkosivuston toiminta ja tietoturva

Hostingpalvelu voi käsitellä verkkopyyntöihin liittyviä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, aikaleimaa, pyydettyä osoitetta, selaimen tietoja ja virhetietoja. Tarkoituksena on sivuston toimittaminen, häiriöiden selvittäminen ja tietoturvan ylläpito. Perusteena on oikeutettu etu ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkopalvelua. [VAHVISTA: käytössä olevat lokit, tietosisältö, pääsyoikeudet ja tarpeellisuusarvio.]

Lomakkeen väärinkäytön ehkäisemiseksi käsittelemme lisäksi istuntotunnistetta, lomakkeen suojaustunnistetta, lähetyksen tilaa sekä lähetysyritysten määriä ja ajankohtia. Lähetysrajoituksen laskuri käyttää IP-osoitteesta muodostettua avaimellista tiivistettä. Se on pseudonymisoitu tunniste, ei anonyymi tieto. Näitä tietoja käytetään lomakkeen suojaamiseen ja toistuvien lähetysten rajoittamiseen, ei markkinointiin. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme suojata palvelua väärinkäytöltä.

HireMe-demo

Tarkastetussa toteutuksessa HireMe-lomake on esikatselutilassa: se ei lähetä kenttien tietoja palvelimelle eikä tallenna niitä sovelluksen pysyvään tallennukseen. Älä syötä esikatseluun oikeita henkilötietoja. Selain voi käsitellä syötteitä oman automaattitäyttö- tai palautustoimintonsa mukaisesti.

Ennen oikeiden demotilausten avaamista: [MÄÄRITÄ: kerättävät kentät ja niiden pakollisuus; sähköpostivahvistus; käsittelyperuste demolinkille ja yhteydenottopyynnölle erikseen; sähköpostipalvelu; mahdollinen CRM; vastaanottajat; säilytysajat; käytettävät istuntotunnisteet; suostumuksen tai käyttöehtojen hyväksynnän todentaminen.] Tämä osuus korvataan toteutusta kuvaavalla tekstillä ennen käyttöönottoa.

Markkinointi

Yhteydenottopyyntö, ajanvaraus tai demon käyttöehtojen hyväksyminen ei itsessään ole suostumus uutiskirjeisiin tai jatkuvaan sähköpostimarkkinointiin.

[VAHVISTA: siirretäänkö yhteystietoja myyntirekisteriin tai markkinointiin. Jos siirretään, kuvaa tarkoitus, käsittelyperuste, suoramarkkinoinnin edellytykset ja kieltojen hallinta. Tarkastetussa sivustokoodissa ei ole uutiskirjetilausta.]

3. Tietojen lähteet ja antamisen vapaaehtoisuus

Saamme yhteydenotto- ja ajanvaraustiedot pääasiassa sinulta. Tekniset tiedot syntyvät palvelujen käytöstä. Voit selata julkista sivustoa lähettämättä yhteydenottoa tai varaamatta aikaa.

Yhteydenottolomakkeessa nimi, viesti ja yhteydenottotavan valinta ovat pakollisia. Jos valitset sähköpostin, sähköpostiosoite on pakollinen ja puhelinnumero vapaaehtoinen. Jos valitset puhelimen, puhelinnumero on pakollinen ja sähköpostiosoite vapaaehtoinen. Organisaation ilmoittaminen on vapaaehtoista. Ilman pakollisia tietoja lomaketta ei voi lähettää. Yhteystietojen muodon tarkistus ei vahvista niiden omistajuutta. Ajanvarauksen pakolliset kentät osoitetaan varauspalvelussa; ilman niitä varausta ei voi tehdä. Älä lähetä henkilötunnuksia, terveystietoja tai muiden henkilöiden luottamuksellisia tietoja yleisen yhteydenottolomakkeen kautta.

4. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja käsittelevät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa WiseMatch Group Oy:n yhteydenottoja ja ajanvarauksia hoitavat henkilöt sekä käytettävät palveluntarjoajat. [VAHVISTA: käyttäjät ja käyttöoikeudet; onko muita vastaanottajia tai ylläpitokumppaneita.]

• Verkkosivuston hosting ja lomakeviestien lähetys: Hostingpalvelu.fi, Mini-webhotelli. Lomakeviestit lähetetään palvelun kautta osoitteesta lomake@wisematch.fi. Julkisessa henkilötietojen käsittelysopimuksessa palveluntarjoajaksi on ilmoitettu Planeetta Internet Oy. [VAHVISTA omasta tilauksesta: sopimusosapuoli, palvelutuote, henkilötietojen käsittelysopimus, palvelinsijainnit ja alikäsittelijät.]
• Ajanvaraus ja tapaamiset: Microsoft 365 / Microsoft Bookings ja Teams. [VAHVISTA: sopimusosapuoli, tilauksen alueasetukset, käsittelyehdot, alikäsittelijät ja mahdolliset lisäpalvelut.]
• Vastaanottava sähköpostipalvelu: viestit vastaanotetaan osoitteeseen jaana@smartmatch.fi. Myös vastaanottavan postilaatikon palveluntarjoaja on Hostingpalvelu.fi. [VAHVISTA: molempia sähköpostitilejä koskevat käsittelyehdot, säilytysajat ja varmuuskopiointi.]

Henkilötietoja puolestamme käsittelevien palveluntarjoajien kanssa sovitaan käsittelystä GDPR:n mukaisesti. [VAHVISTA sopimusten olemassaolo.] Palveluntarjoajat voivat käsitellä joitakin tietoja myös omiin, erikseen määriteltyihin tarkoituksiinsa.

ETA-alueen ulkopuoliset siirrot

[PUUTTUU: palvelukohtainen selvitys tallennuspaikoista, etäkäytöstä, alikäsittelijöistä ja siirroista. Jos tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, ilmoita käytettävä siirtoperuste ja suojatoimet sekä miten niistä saa lisätietoja tai jäljennöksen.] Pelkkä palvelimen sijainti Suomessa tai EU:ssa ei yksin sulje pois kansainvälisiä siirtoja.

5. Säilytysajat

Säilytysajat määritetään käyttötarkoituksen mukaan. Tietoja ei säilytetä ilman perusteltua tarvetta. Seuraavat ajat ja poistokäytännöt on päätettävä ja toteutettava ennen lopullista julkaisua:

• Yhteydenotot, joista ei synny asiakkuutta: [PUUTTUU: aika asian päättymisestä ja poistovastuu].
• Ajanvaraustiedot ja Teams-tapaamisiin liittyvät tiedot: [PUUTTUU: aika tapaamisesta; keskustelujen ja mahdollisten tallenteiden erilliset ajat].
• Lomakkeen tekniset istuntotiedot: suojaustunnisteen hyväksymisikä on enintään kaksi tuntia. Tämä ei ole palvelimella olevan istuntotiedoston poistoaika. [VAHVISTA Hostingpalvelusta: PHP-istuntotietojen todellinen säilytys- ja poistokäytäntö.] Istuntoon ei tallenneta lomakkeen viestisisältöä.
• Lähetysrajoituksen laskurit: laskentajakso on yksi tunti. Vanhentuneet laskurit poistetaan seuraavan laskuritiedostoa käsittelevän lähetysyrityksen yhteydessä. Jos uusia yrityksiä ei tule, tiedot jäävät tiedostoon, kunnes se siivotaan. [MÄÄRITÄ: säännöllinen poistokäytäntö, jotta vanhentuneet tunnisteet eivät jää tarpeettomasti talteen.]
• Palvelimen käyttö- ja virhelokit: [PUUTTUU: Hostingpalvelusta tarkistetut verkko-, virhe- ja sähköpostilokien sisällöt ja säilytysajat].
• Varmuuskopiot: [PUUTTUU: kierto, poistuminen ja palautuksen jälkeinen poistokäytäntö].
• Mahdolliseen asiakkuuteen liittyvät tiedot: [MÄÄRITÄ erikseen sopimus- ja lakisääteiset säilytystarpeet; älä sovella niitä kaikkiin verkkosivukävijöihin tai tiedusteluihin].

6. Oikeutesi ja niiden käyttäminen

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja virheiden korjaamista. Sinulla voi sovellettavien edellytysten täyttyessä olla oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa rajoittamattomia.

Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voit aina vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi; peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö Jaanalle osoitteeseen jaana@smartmatch.fi. Varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi oikeasuhtaisella tavalla. Älä lähetä henkilöllisyystodistuksen kopiota oma-aloitteisesti.

Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos lain sallima lisäaika on tarpeen, ilmoitamme siitä ja syystä kuukauden kuluessa.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojasääntelyä.

7. Suojaaminen ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötiedot suojataan käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Lomakkeen palvelintoteutus tarkistaa pakolliset tiedot ja yhteystietojen muodon, käyttää istuntoon sidottua suojaustunnistetta ja rajoittaa lähetysyrityksiä. Yhteys lomakkeen lähetyspalvelimelta sähköpostipalvelimelle on salattu. Salasana säilytetään julkisen verkkokansion ulkopuolella. Nämä toimet eivät tarkoita sähköpostin päästä päähän -salausta. [VAHVISTA: HTTPS, käyttöoikeuksien rajaus, monivaiheinen tunnistautuminen ylläpitopalveluissa, päivitykset ja poistokäytännöt. Älä julkaise yksityiskohtia, jotka heikentävät turvallisuutta.]

Tarkastetussa sivustokoodissa ei ole henkilöä koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. [VAHVISTA: käytäntö myös sähköposti-, ajanvaraus-, CRM- ja analytiikkapalveluissa. Kuvaa mahdollinen toiminta erikseen.]

8. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat

Käytämme yhteydenottolomakkeessa teknisesti välttämätöntä istuntoevästettä. Sen avulla suojaamme lomakkeen lähettämistä ja ehkäisemme saman viestin lähettämistä toistuvasti.

Eväste asetetaan, kun aloitat lomakkeen lähettämisen. Se sisältää satunnaisen istuntotunnisteen, ei nimeäsi, sähköpostiosoitettasi tai viestisi sisältöä. Evästeen käytöstä vastaa WiseMatch Group Oy.

Voit estää evästeet selaimesi asetuksista. Tällöin yhteydenottolomake ei välttämättä toimi. Voit ottaa meihin yhteyttä myös sähköpostitse osoitteeseen jaana@smartmatch.fi.

Sivuston omaan toteutukseen ei ole lisätty analytiikka- tai mainontaevästeitä. Jos otamme käyttöön suostumusta edellyttäviä evästeitä tai vastaavia seurantatekniikoita, pyydämme suostumuksesi ennen niiden käyttämistä. Voit kieltäytyä niistä ja peruuttaa antamasi suostumuksen.

Ajanvaraus-, WhatsApp- ja sosiaalisen median linkit avaavat erillisen palvelun. Näissä palveluissa käytettäviin evästeisiin sovelletaan kyseisen palveluntarjoajan evästekäytäntöjä.

9. Selosteen muutokset

Pidämme selosteen ajan tasalla palvelujen ja käsittelyn muuttuessa. Olennaisista muutoksista tiedotetaan asianmukaisesti. Selosteen päivittäminen ei itsessään anna oikeutta käyttää aiemmin kerättyjä tietoja uuteen tarkoitukseen.

Versio 30.10.2026: selostetta päivitettiin vastaamaan palvelimelta lähetettävää yhteydenottolomaketta, valinnaista yhteydenottotapaa sekä lomakkeen istuntoevästettä ja väärinkäytön eston tietoja.